メールアドレスの取得・作り方

会社や法人用にメールアドレスを取得したいと考えたら。

「仕事で自分のメールアドレスが欲しい・・・」

「会社用としてメールアドレスを10人分作りたい・・・」

新しく会社を立ち上げたり、フリーランスとして仕事を始めたい。その場合、準備するべき物の1つとして大切になってくるのが、仕事専用の、または法人専用のメールアドレスではないでしょうか。

そんな時に新しくメールアドレスを取得するには、どうしたらいいのか?ビジネス用メールアドレスの作り方について説明したいと思います。

仕事用のメールアドレスを持つ方法3つ

まず、会社用や仕事用のメールアドレスを取得・管理する方法ですが、当ページでは3つの方法を紹介したいと思います。

最も一般的と言えるのが「独自ドメイン」を取得してメールドレスを作成する方法です。 「独自ドメイン」+「レンタルサーバー」を契約して、自社専用メールアカウントを作ることになります。

2つ目が今最も人気のメールサービスとも言える「Gmail」でメールアドレスを管理する方法です。

3つ目がここ数年で新しく登場してきたムームーメールのような激安メールサービスを使う方法です。 月額50円ほどで利用できます。こちらは、どちらかと言うと法人や自営業というより、フリーランスの方向けのサービスになります。

「独自ドメイン」と「レンタルサーバー」でメルアドを持つのが最も無難

結論から言うと、個人的には独自ドメインを持ち、レンタルサーバーを登録して メールアドレスを作るのが1番無難だと思っています。

それでは、これら3つの方法について詳しく説明してみたいと思います。

方法1.独自ドメインとレンタルサーバーに登録して作る

たとえば私はこの「ドメイン取得への道」を運営していますが 「domain-srver-study.com」というドメインを「お名前.com」で取得して、 別途レンタルサーバーを契約して 「info@domain-easy-study.com」という専用アドレスを作っています。

このメールアドレスは独自ドメインを持っている人のみ作成できるものです。 つまり誰にでも取得できるものではありませんのでフリーアドレスではありません。 ですから、これなら仕事用のメールアドレスとして名刺に記載しても大丈夫ですし、お客さんや取引相手との連絡もばっちり使えます。

多くのレンタルサーバーではメールアカウントを100や200作成できますので、 社員などが増えてもメールアカウントも人数分増やすことができます

作成したメールアドレスを「Outlook(アウトルック)」や「Gmail」などのメーラーに設定すれば、 その時点でメールが使えるようになります。

メールアドレス作成におすすめの会社は?

そうすると、次に考えるのは「どこのドメイン会社とレンタルサーバーで登録すればいいだろうか?」ということになりますが、おすすめのレンタルサーバーとドメイン会社は、 「エックスサーバー(月1,200円ほど)」と「お名前.com」が 最もベタな組み合わせだと考えています。

実際に2つとも私も使っている会社で、どちらもドメイン会社とレンタルサーバーの会社としてシェアNo1の会社になっている点がおすすめする理由になります。

エックスサーバーは実際の稼働率が99.99%となっていて、1日に8秒ほどしか落ちない管理体制を実現させています。 1,200円のプランは一般向けのプランになりますが、設立したばかりの法人や自営業であれば、こちらのプランで充分でしょう。 将来的にプランの乗換えも出来ます。

ちなみにエックスサーバーでは法人向けに「エックスサーバービジネス」というサービスも展開しています。 こちらは料金が月額4,000円を超えてきますので、より法人向けとなりますが、その分メールアドレス作成やサーバー移転、Wordpressインストールまで各種設定を無料代行してくれるサービスも行っています。

エックスサーバービジネス ・・・設定の無料代行に安全バックアップ機能。 その他メールアカウント無制限&WEBメール機能もあります。

専用メールアドレスの作り方

実際に独自ドメインを登録して、レンタルサーバーで専用メールアドレスを作成するまでの 方法を説明しています (独自ドメインで専用メールアドレスを作る方法

方法2.Gmailを作ってメールを管理する

次に紹介したいのが「Gmail」+「独自ドメインで作った専用アドレス」の形でメールを管理する方法になります。

どのような方法なのか説明していきます。

  1. Gmailでフリーメールを作る
  2. 別に独自ドメインアドレスを作っておく
  3. それをGmailに設定する

1.Gmailで無料のメールアドレスを作る

まず、Gmailを実際に作ってみましょう。

Gmailはフリーメールと呼ばれ、無料でメールアドレスを作ることが出来るサービスになります。 そのため、Gmailを作ると「***@gmail.com」という独自のメールアドレスが貰えます。

「氏名」「生年月日」と言ったように簡単な記入だけで作れるので、10分もあれば作ることが出来ます。 アルバイトや社員の方がいる場合、社員のメールアドレスごとにGmailを1つ作ります。

(詳細:Gmailで無料メールアドレスを作る方法

2.独自ドメインを作る

Gmailに設定するための独自ドメインアドレスを作ります。

先程、説明したように「独自ドメイン」+「レンタルサーバー」で作っておいて下さい。

3.Gmailにを設定する

Gmailを作成し、別途、独自ドメインによるメールアドレスが作れたら、準備完了となります。

次に、Gmailの詳細設定から専用メールアドレスを設定します。

これによって、Gmailでも独自ドメインの専用アドレスでメールを送ることが出来ます。

(詳細:Gmailで独自ドメインによるメールアドレスを設定する方法

何故、Gmailに設定するのか

Gmailはビジネス向けに最適

Gmailは「Webメール」と言って、パソコンやスマホなどの各デバイスがあれば、 ソフトをインストールしなくてもすぐにメールが出来るメリットがあります。

日本のどこにいてもパソコンかスマホがあれば、 「インターネット」もしくは「スマホアプリ」から管理画面に入ってメールができます。

さらにGoogleが提供する「Googleカレンダー」や「Googleドキュメント」「Googleドライブ」なども無料で活用できるようになります。

訪問先や外出先で、スマホでGmailを開きメールチェック。Googleカレンダーで自分やチームのスケジュールを確認する。

Gmailを作るだけで、効率的な業務が行えます。

このように、Gmailのサービスには様々なメリットがあるため、メインメーラーをGmailにして、 メール管理している会社がとても増えてきています。

今ではOutlookを超えて、最もシェアを持つメーラーになっています。

方法3.低価格メール専用サービス

3番目に紹介したいのが「ムームーメール」や「お名前メール」「さくらメールボックス」などドメイン会社が提供する低価格メールサービスになります。

メールに特化している分、価格を抑えたサービスになっていて、わずか月額100円ほどで専用メールが作れます。

ムームーメールで、専用アドレスを作るには次のようになります。

  1. まず、独自ドメインを契約する(ムームードメインで)
  2. ムームードメインの管理画面から「ムームーメール」を登録
  3. メールアドレスを作成する
1.独自ドメインを登録する

低価格メールサービスでメールを作る場合も、独自ドメインが要ります。

ムームーメールでは、ドメイン会社がムームドメインに限定されています。 つまり「ムームメール」を使いたい場合は、「ムームードメイン」でのドメイン登録が求められます。

まずは、ムームードメインで独自ドメインを登録しましょう。

2.メールサービスに登録する

ムームードメインでドメインを持つと管理画面に入れます。 その管理画面からムームーメールに入れます。ムームーメールのサービスに参加してメールアドレスを作ります。

ムームーメールは、データ容量は30GB、メールアドレス数は無制限、独自のWebメールがあります。

ムームーメールのサービス解説

月100円ほどで独自ドメインのメールが持てる

低価格メールサービスはとにかく料金がお得で、ムームーメールであれば年間1,320円で独自ドメインによるメールアドレスを利用することができます。

月で考えると月額100円ほどになります(独自ドメインの料金は別にかかります)

標準プランのレンタルサーバー(月額1,200円~1,500円)と比較しても、かなりお得になっています。

フリーランスの方向けのサービス

低価格メールサービスは容量が10GB~30GBとなっているため、1人での利用に向いています。

フリーランスの方がコストを抑えてメールアドレスを持ちたい場合に向いていると言えるでしょう。

メールアドレス作りのポイント

会社でメールアドレスを作る際に、どんなアドレスを作り、どんなメールアドレス名で作るべきなのか、ケーススタディを紹介します。

まず1人1人が使う個別メールは必要でしょう。

そして、個別メール以外に作っておきたいメールアドレスとしては「会社用アドレス」や 「部署別アドレス」または「業務別アドレス」があります。

業務別アドレスとして、専用の「採用アドレス」「サポート用アドレス」を準備しておくと、 将来的にスムーズな連絡、メール管理が行いやすくなります。

1.社員別メールアドレスを作る

社員ごとのメールアドレス作りについて説明をします。

社員別にアドレスを作る場合、「名前」+「名字」のアドレス名で作るのが一般的になります。 名前と名字の間にドットを入れる場合と、アンダーバーを入れる場合に分かれます。

名字だけで作る会社も多くありますが、同性の方が入ることを考えて最初からこの形で作った方が無難かと思います。

「名前」.「名字」ドットで区切る
  • a.ishii@domain.co.jp : 石崎愛さんの場合
  • k.saito@domain.co.jp : 斎藤健一さんの場合
「名前」_「名字」アンダーバーで区切る
  • t_ito@domain.co.jp : 伊藤太郎さんの場合
  • a_ishii@domain.co.jp : 石井葵さんの場合

2.業務別メールを作る

会社用アドレス

会社用アドレスを作る場合、「company」「info」「corp」などが挙げられます。 「info」は多くの会社が作っているため、スパムメールが多い、一部のWebサービスがへの登録ができない などのデメリットがあると言われています。

  • company@domain.co.jp
  • info@domain.co.jp
  • corp@domain.co.jp
採用アドレス

求人用にメールアドレスを作る場合、「recruit」「saiyo」「jinji」などが挙げられます。 担当者が個別アカウントで対応している会社も多くあります。

  • recruit@domain.co.jp
  • saiyo@domain.co.jp
  • jinji@domain.co.jp
サポート用アドレス

顧客へのサポート用アドレスを作る場合、「support」「customer」「guest」などが挙げられます。 サポートの場合は、担当者別に対応するよりも専用アドレスを作って情報を1つにまとめた方が良いでしょう。

  • support@domain.co.jp
  • customer@domain.co.jp
  • guest@domain.co.jp
部署別アドレス

社内で部署別に作る場合、「Sales(営業部)」「soumu(総務部)」が挙げれます。 また、営業用のメーリングリストを作ればチーム全員で情報共有ができます。

  • sales@domain.co.jp
  • soumu@domain.co.jp
業務別、部署別のメールアカウントを作るべきか?

会社を作った当初であれば、1人~数人で営業・顧客対応・採用活動を行うため、個別アドレスで対応しがちだと思います。

この場合、将来的に人数が増えた時、メールデータの受け渡しに難が出てきます。

個別アドレスで対応している場合、データをその都度、次の担当者に渡す作業が発生します。

専用アカウントがあれば、メールデータはそのアカウントにずっと残ります。 担当者が変わっても専用アカウントを設定をするだけで、次の担当者は直近の連絡から過去のデータまで把握できます。

部門別アドレスを作るか作らないかは、事業の人数や今後の展望によって判断が変わってくると思いますが、 総じて作っておいた方が、後々の管理がスムーズになるでしょう。

質問Q&A

質問1:仕事用のメーラーやサービスは何が最適か?

これから会社のメールアドレスを作ろうとしている場合、「メールソフトを何にするか。どんなメールサービスを導入すれば良いのか。 そもそも、どんなサービスがあるのか」。試行錯誤している方も多いと思います。

そこで、メールに関する各サービスと、その特長について簡単に紹介してみます。

  • メーラーGmailOutlook、サイボウズ
  • メール管理サービス: メールディーラー、メールワイズ
  • ビジネスチャットツール: Line、Slack、chatwork
メーラー(クラウドサービス:Gmail、Outlookメール)

まず、メール管理の基本であるメーラー(メールソフト)について紹介します。

2021年の現在、メーラーはGmailやOutlookメールなどのクラウドサービスが人気になっています。 このサービスはWebメールとも呼ばれ、どのデバイス(PC、スマホ、タブレット)でも管理画面に入って メールすることが出来る利便性を持つサービスになります。

従来の、パソコンに標準搭載されているOutlookの場合は、単一のパソコンだけでしかメールを送受信できませんでしたが、 Webメールであれば出先でも、休日でも、スマホがあればメールを確認することが出来ます。

結果として企業が導入しているメーラー(メールソフト)で最も多くなっているのは、Gmail(38.36%)になっています。 そして、その次がOutlook(35.07%)になります。

そのため、まず独自ドメインを持って専用ドメインを作ったら、Webメール(Gmail、Outlookメール)などで管理することを考えてください。

※引用:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」

ビジネスチャット(Slack、Chatwork、Lineビジネス)

次にSlack(スラック)やChatwork(チャットワーク)などがシェアを持つビジネスチャットについてを説明します。

ビジネスチャットは、社内の情報共有に適したサービスになります。 メールソフトではありませんが、情報共有のサービスとして、メールとプラスして導入する企業が多くなっています。

LINEのような感覚で、チームごと、又は業務ごとに専用ルームを作ることが出来ます。 そのため「営業チームだけの連携」に部屋を作ったり「IT開発のプラジェクト」単位で部屋を作ることが出来ます。

コメントには資料やファイルの添付ができます。リマインダーもあり、依頼したTodoコメントに締切をつけ、 完了するまでTodoを向こう側に残すことも出来ます。

チーム単位で働くことが多い職場に向いています。

メール管理サービス(メールディーラー、メールワイズ)

メールディーラーなどの管理サービスは、主にお問合せ対応に特化したサービスになっています。 ECサイトや問合せ業務が発生しやすいBtoCの事業を始める場合は、知っておきたいサービスになります。



独自ドメインを登録してメールアドレスを作る方は、多くがこれから事業を始める方になると思いますので、 まずは、メーラーをどのサービスにするかの判断になるでしょう。

メールサービスについての総合的な解説や、Gmailアカウントの作り方などについてはメールカテゴリーでも説明していますので参考にしてください。

質問2:「稼働率」が良く安定したサービスを選ぶ

会社専用のメールアドレスを作る過程で「独自ドメイン」と「レンタルサーバー」を契約する場合、 大切になってくるのがサービスの稼働率になります。

もし、借りているレンタルサーバーのメールサーバーに問題が起こると、「10分~20分間メールの送受信が止まってしまう」こともありえます。

そのため、出来るだけ稼働率が良いサービスを選ぶことで、非稼働へのリスクを減らすことが出来ます。

稼働率を意識する際、基準にしたいのが「稼働率99.99%」になります。 エックスサーバーなどの人気レンタルサーバーでは、稼働率が99.99%となっていますが、 これは、年間で1時間ほどしか止まらない計算になっています。

また、NTT PCコミュニケーションズが提供する「WebARENA」では、メールプラン(月額4,480円)だと 稼働率100%を実現しています。 (WebARENA SuiteXの詳細)。

稼働率の説明については、「稼働率」の解説、各社サービスの稼働率を比較でも解説しています。

質問3:仕事用のドメインは「.com」がいいですか?「.co.jp」がいいですか?

会社用の独自ドメインを「.com」や「.jp」などのドメインにするか、法人専用の「.co.jp」ドメインにするか、又はその他のドメインで登録するか。 どのドメインの種類にするか、迷う方も多いと思います。それぞれの特長を解説します。

ちなみに日本の場合、最もシェアを持つドメインは「.com」「.jp」「.co.jp」の3つになっています。 国別ドメインの「.jp」や法人ドメインの「.co.jp」が人気になっていることがわかります。

「.com」ドメイン:世界共通で人気

まず、「.com」ドメインになりますが、こちらは世界的に知られているドメインになります。 ”W3C”によるデータでは 世界のWebサイトの約53%が「.com」ドメインになっています。

ドメイン登録数が多いため、好きなキーワードで登録できにくいドメインになりますが、日本においても最も普遍的なドメインになります。

「.jp」ドメイン:日本の国別ドメイン

「.jp」ドメインは日本だけに付与される国別ドメインになります。「.com」の次に選ばれているドメインになっています。

「.co.jp」ドメイン:法人専用ドメイン

「.co.jp」ドメインは法人だけが登録できる独自ドメインになります。そのため、登録の際には登記簿などの提出が必要になります。 会社のコーポレートサイトを作る場合に登録されやすいドメインになります。

その他のドメイン:単一キーワードで登録しやすい

独自ドメインはその他にも「.inc(インス)」「.shop(ショップ)」など500種類近くのドメインがあります。 単一キーワードで登録したい場合は、その他のドメインが候補になるでしょう。

質問4:料金について詳しく知りたい

独自ドメイン料金

まず、ドメイン料金はどの会社で登録しても「年間払い」になります。 標準的な料金は次の通りになります。

「.com」:1,200円~1,500円
「.jp」:3,000円
「.co.jp」:4,000円~5,000円

また料金は、始めの年にかかる「初年度料金」と、2年目以降にかかる「2年次以降の料金」の2通りの料金があります。

1年目の料金に関しては、各ドメイン会社のキャンペーンで大幅に低くなっていることがあります。

長くドメインを持つ場合は、2年次以降の料金が基本になります。

またここ数年、独自ドメインを無料にすることで、レンタルサーバーに加入してもらうキャンペーンが多く始まっています。 ほとんどが「独自ドメインとレンタルサーバーをセットで契約すること」をキャンペーンの条件にしています。

この場合、費用差とサービス内容の違いが大きいレンタルサーバーをベースにしてサービスを選んだ方が良いでしょう。

無料キャンペーンについては、ドメインカテゴリー内でキャンペーンを比較して特集しています

レンタルサーバー料金

レンタルサーバーの料金は、格安サーバーであれば月額500円。 ミドルスペックのプランであれば月額1,200円~1,500円が標準の価格帯になります。

法人向けプランは4,000円~5,000円になります。

独自ドメインとは違い、月額払いになります。 そのため費用の差がドメインより大きくでます。

どの会社でも6ヵ月や1年間など、長期間の一括払いをすることで、長期割引がつきます。

レンタルサーバーを検討したい場合は、人気レンタルサーバー15社を比較して項目別にまとめました (2021年5月)からご確認ください。

質問5:メールアドレスは何個まで増やせるのか

ほとんどのレンタルサーバーではメールアカウント数を50個や100個として、 かなりの数のアドレスが設定できるプランが多くなっています。

プランによっては無制限になっているところもあります。

まとめ

会社用にメールアドレスを作る場合、想定しておきたいケーススタディについて紹介をしてきました。

このページを読んで頂くことで、大半のことが解消できるようにまとめいますが、アカウントの解説方法や、 各サービスの詳しい内容についてはこのページでは説明しきれないため、メールカテゴリーでさらに詳しく紹介しています。

独自ドメインの設定方法、Gmailアカウントの作り方などがわかりますので、良ければ合わせてご確認ください。