ドメイン取得への道

ドメイン取得への道

会社や法人用にメールアドレスを作りたい考えたら(2021年11月)

法人用メールアドレスの作り方

「仕事で自分のメールアドレスが欲しい・・・」

「会社用としてメールアドレスを10人分作りたい・・・」

新しく会社を立ち上げたり、フリーランスとして仕事を始めたい。その場合に準備するべき物の1つが、 仕事専用のメールアドレスになります。

新しくメールアドレスを取得するには、どうしたらいいのか?ビジネス用メールアドレスの作り方について説明したいと思います。

仕事用のメールアドレスを持つ方法3つ

当ページでは、会社専用のメールアドレスを作る方法を3つ説明しています。

まず最初に説明しているのが、「独自ドメイン」+「レンタルサーバー」を契約して、専用メールアドレスを作る方法になります。

2つ目は、今最も人気のメールサービスとも言える「Gmail」でメールアドレスを作る方法を説明します。

3つ目は、ここ数年で新しく登場した「ムームーメール」のような低価格メールサービスを使う方法になります。 こちらは法人や自営業というより、フリーランス向けのサービスになっています。

それでは、これら3つの方法について詳しく説明してみたいと思います。

方法1.「独自ドメイン」と「レンタルサーバー」で作る

たとえば、私は皆さんが今読んでいるこのホームページを運営していますが 「domain-srver-study.com」というドメインを「お名前.com」で取得して、 さらに「エックスサーバー」でレンタルサーバーを契約して 「info@domain-easy-study.com」という専用のメールアドレスを作成しています。

このメールアドレスは、独自ドメインを持っている人だけが作成できるものになります。

これなら、仕事用のメールアドレスとしてメールの署名欄に記載しても問題ありませんし、お客さんや取引相手との連絡もばっちり使えます。

この時、レンタルサーバーと独自ドメインの役割は以下になります。

  • ドメイン会社:独自ドメインの権利を1年間借りる
  • レンタルサーバー: メールアドレス生成、メールデータの保管

多くのレンタルサーバーではメールアカウントを100や200作成できますので、 社員などが増えてもメールアカウントも人数分増やすことができます

作成したメールアドレスを「アウトルック」や「WindowsMail」などのメーラーに設定すれば、 その時点でメールが使えるようになります。

どの会社で借りるか?プランの検討

専用メールアドレスをレンタルサーバーを借りて作る場合、大切になってくるのが「どこのドメイン会社とレンタルサーバーで登録すればいいだろうか?」 というプランの検討になります。

特にレンタルサーバーは、プランによって料金やサービス内容がかなり違ってくるので、よく検討しましょう。

「法人契約にも耐えうるプランを、ある程度は知っておきたい」ということであれば、おすすめのレンタルサーバーとドメイン会社として、 以下の2社をお伝えします。

エックスサーバー(月1,200円ほど):稼働率99.99%、法人14万社契約の実績
お名前.com:ドメイン登録数2500万件、圧倒的シェア

実際に2つとも私も使っている会社で、どちらもドメイン会社とレンタルサーバーの会社として業界シェアNo1の会社になっている点がおすすめする理由になります。

まず、エックスサーバーは実際の稼働率が99.99%となっていて、1日に8秒ほどしか落ちない管理体制を実現。

エックスサーバーで作られているサイト数は200万を超え、法人企業も14万社が選んでいるレンタルサーバーになります。

また、お名前ドメインはドメイン登録数が2,500万を超えていて圧倒的なシェアを誇るだけでなく、 ドメイン会社としては最も多くの機能が提供されていて、いざという時に実施できるサービスが他社より充実しています。

いくつかの会社を比較されて、最終的にこの2社に落ち着く人はとても多いと思います。 機能が豊富でコストパフォーマンスが良いからです。

ちなみにエックスサーバーでは法人向けに「Xserverビジネス」というサービスも展開しています。

Xserverビジネスの場合、無料でコーポレートサイト(ワードプレス)を作ってくれるだけでなく、 サーバーの引越し作業や、メールアドレス作成、DNS設定などの各種設定を毎月3回~5回までお任せすることが出来ます

Xserverビジネス(10日お試し) ・・・設定の無料お任せに 自動バックアップ機能、その他にもメールアカウント無制限&WEBメール機能もあります。

メールアドレスの具体的な作り方・設定方法

実際に独自ドメインとレンタルサーバーを契約して、専用メールアドレスを作成する方法については以下のページで解説しています。

具体的な準備・設定方法について知りたい方はお読みください。

専用メールアドレスを作る方法・設定方法

方法2.Gmailを作ってメール作成

Gmailはフリーメールとして簡単にメールアドレスが取得できるため、1人利用での場面で人気になっていますが、 近年ではビジネスの場面でも利用シェアを伸ばしています。

独自ドメインとも紐づけられるので、 Gmailを使用しながら会社専用のメールアドレスでメールができます

ここではGmailを活用したメールアドレス作成方法と、メールの管理方法について説明します。

(1)まずGmail(Googleアカウント)を作る

Gmailを導入する場合、自分を含めた社員1人1人に対してGoogleアカウントを作りましょう。 Googleアカウントを作る過程で「******@gmail.com」のようなGmailアドレスがもらえます。

Googleアカウントの作り方はとても簡単で、専用の開設ページに入っていくつかの設定を行うだけで作れます。おそらく1つのアカウントを作るのに 5分~10分ぐらいで作れるでしょう。

Googleアカウント(Gmail)の作り方

ただし、Googleアカウントの作成時には「生年月日」や「パスワード」など個人情報も入れることになるので、 会社としてGoogleアカウントを管理する場合は、そのあたりの情報をまとめる作業も出てきます。

Googleアカウントは社員に自分で作ってもらって社員管理とするか、会社で作って会社管理とするのかは導入時の検討事項と言えるでしょう。

(2)独自ドメインのメールアドレスを設定する

続いて、独自ドメインによる専用メールアドレスをGmailと紐づけます。

この時、Gmailアドレスとは別に「t.yamada@company.co.jp」という独自ドメインによる専用アドレスを作っておかなくてはいけません。

Gmailはビジネス向けに最適

Gmailは「Webメール」と呼ばれる機能があり、パソコンやスマホなどのデバイス(機械)さえあれば、 どのデバイスでもメールをすることが出来ます。

日本のどこにいてもインターネットが開ければいいので、仕事場にあるパソコンでメールをして外出をする。 移動をしながらスマホを開き、メールをする。 ということが出来ます。Webメール機能によって仕事の仕方が変わります。

その他にもGmailのサービスには資料作成ソフト、オンラインストレージ、スケジュール共有、チーム間やクライアントとの資料共有の機能など。 様々なメリットがあるため、メインメーラーをGmailにしてメール管理している会社がとても増えてきています。

そのため今では最もシェアを持つメーラーになっています。

方法3.低価格メール専用サービス

3番目に紹介したいのが「ムームーメール」や「お名前メール」などドメイン会社が提供する激安メールサービスです。

月額50円~100円ほどで独自ドメインによるメールアドレスを作成することができます(ドメイン料金は別途かかります)

レンタルサーバーを利用した場合は1,200円~1,500円ぐらいが標準価格になりますので、それに比べてかなり安くメールを管理することが出来ます。

データ容量は各サービスで10GB~30GBほどになります。基本的にはフリーランス向けのサービスと言えるでしょう。

その2.アドレス作成時のポイント

この章ではメールアドレスを作る前に知っておいて欲しい「適切なメールアドレス作りのポイント」 について紹介します。

説明していることは以下の2点になります。

社員ごとのメールを作る場合は、一定のルールを決めて作らないとアドレス名がでこぼこになってしまいます。 同じ苗字、同じ名前の方が入った時にも困らない作成方法を解説します。

1.社員別メールアドレスを作る

社員ごとのメールアドレス作りについて説明をします。

社員別にアドレスを作る場合は、「名前」+「名字」の規則性でメールアドレスを作る方法が、最も一般的だと思われます。 多くの企業がこの方法で個別アドレスを作っています。

名前と名字の間にドットを入れる場合と、アンダーバーを入れる場合に分かれます。

名字だけで作る会社も多くありますが、同性の方が入ることを考えて最初からこの形で作った方が無難かと思います。

「名前」.「名字」ドットで区切る
  • a.ishii@domain.co.jp : 石崎愛さんの場合
  • k.saito@domain.co.jp : 斎藤健一さんの場合
「名前」_「名字」アンダーバーで区切る
  • t_ito@domain.co.jp : 伊藤太郎さんの場合
  • a_ishii@domain.co.jp : 石井葵さんの場合

2.会社用アドレス、業務別アドレスを作る

次に会社用のメールアドレスの作り方と、業務別のメールアドレスとして「採用向け」「お問合せ用」に加えて「部署別アドレス」の ケーススタディをそれぞれ紹介します。

会社用アドレス

会社用アドレスを作る場合は「info」「company」「corp」などがあります。

「info」は多くの会社が作っているため、スパムメールが多い、一部のWebサービスがへの登録ができない などのデメリットがあると言われています。

  • company@domain.co.jp
  • info@domain.co.jp
  • corp@domain.co.jp
採用アドレス

求人の連絡用にメールアドレスを作る場合、「recruit」「saiyo」「jinji」などが挙げられます。 採用担当者が、自身の個別アカウントで対応している会社も多くあります。

  • recruit@domain.co.jp
  • saiyo@domain.co.jp
  • jinji@domain.co.jp
サポート用(お問合せ用)アドレス

顧客へのサポート用アドレスを作る場合、「support」「customer」「guest」などが挙げられます。

サポートアドレスは担当者アドレスでそれぞれが対応してしまうと、情報が一括管理できず後々困ることになります。 そのため前もって専用アドレスを作った方が良いでしょう。

  • support@domain.co.jp
  • customer@domain.co.jp
  • guest@domain.co.jp
部署別アドレス

社内で部署別にアドレスを作る場合、「Sales(営業部)」「soumu(総務部)」が挙げれます。

部署別アドレスは主にメーリングリストで管理して、「Sales」アドレスにメールを送ると営業社員5人にまとめて連絡が届く。 というように部署内の情報共有のために作成することが多いでしょう。

  • sales@domain.co.jp
  • soumu@domain.co.jp

その3.メール管理の基礎知識

仕事用のメーラーは何にしたほうが良いのか?

これから会社のメールアドレスを作ろうとしている場合「メールソフトを何にするか。そもそも、どんなメーラーがあって、どう管理すべきなのか」

メール導入に対して、どの会社もとても悩む所だと思います。

自社に最適なメールサービスを選べば適性な情報共有ができるだけでなく、将来的なサービスの乗換えなどの負担を減らすことができます。

そこでメールの導入にあたり、どのようなサービスがあるのか「メールソフトの種類」について説明してみます。

メーラーの種類

当ページでは、主なメーラーを以下のように分類しました。

オレンジ色のメーラーは「Windowsに標準搭載されているソフト」になります。
緑色のメーラーは「Webメール」になります。

  • Outlook(PC標準装備)、メールアプリ(PC標準装備)
  • Gmail(Webメール)
  • Outlookメール(Webメール)※PC標準搭載のOutlookとは別サービス
  • グループウェア(サイボウズなど)
「外でもメールを確認したい」ならWebメールがベスト

営業の方がいたり自分自身に外回りがある場合、出先でメールを確認することが頻繁に出てくると思います。

その場合、スマホやその他のPCなどネット環境につながっていれば、どこでも簡単にメールが確認できるWebメールが最適でしょう。

Gmail、OutlookメールなどのWebメールか、サイボウズなどのグループウェアが検討候補になります。

「メールは社内PCだけで充分」ならPC標準装備のソフトでも可

「社外に出るビジネスではないし、職場にあるPCで充分メールができる」ということであれば、PCに標準搭載されている Outlookも検討候補になるでしょう。

WindowsにはOutlook以外にも「メールアプリ」と言うソフトが標準で搭載されていますが、 簡易的なメーラーになっているため法人での導入にはあまり向いていません。

仕事用のドメインは「.com」がいいですか?「.co.jp」がいいですか?

会社用の独自ドメインを「.com」や「.jp」などのドメインにするか、法人専用の「.co.jp」ドメインにするか、又はその他のドメインで登録するか。 どのドメインの種類にするか、迷う方も多いと思います。それぞれの特長を解説します。

ちなみに日本の場合、最もシェアを持つドメインは「.com」「.jp」「.co.jp」の3つになっています。 国別ドメインの「.jp」や法人ドメインの「.co.jp」が人気になっていることがわかります。

「.com」ドメイン:世界共通で人気

まず、「.com」ドメインになりますが、こちらは世界的に知られているドメインになります。 ”W3C”によるデータでは 世界のWebサイトの約53%が「.com」ドメインになっています。

ドメイン登録数が多いため、好きなキーワードで登録できにくいドメインになりますが、日本においても最も普遍的なドメインになります。

「.jp」ドメイン:日本の国別ドメイン

「.jp」ドメインは日本だけに付与される国別ドメインになります。「.com」の次に選ばれているドメインになっています。

「.co.jp」ドメイン:法人専用ドメイン

「.co.jp」ドメインは法人だけが登録できる独自ドメインになります。そのため、登録の際には登記簿などの提出が必要になります。 会社のコーポレートサイトを作る場合に登録されやすいドメインになります。

その他のドメイン:単一キーワードで登録しやすい

独自ドメインはその他にも「.inc(インス)」「.shop(ショップ)」など500種類近くのドメインがあります。 単一キーワードで登録したい場合は、その他のドメインが候補になるでしょう。

料金について詳しく知りたい

独自ドメイン料金

まず、ドメイン料金はどの会社で登録しても「年間払い」になります。 標準的な料金は次の通りになります。

「.com」:1,200円~1,500円
「.jp」:3,000円
「.co.jp」:4,000円~5,000円

また料金は、始めの年にかかる「初年度料金」と、2年目以降にかかる「2年次以降の料金」の2通りの料金があります。

1年目の料金に関しては、各ドメイン会社のキャンペーンで大幅に低くなっていることがあります。

長くドメインを持つ場合は、2年次以降の料金が基本になります。

またここ数年、独自ドメインを無料にすることで、レンタルサーバーに加入してもらうキャンペーンが多く始まっています。 ほとんどが「独自ドメインとレンタルサーバーをセットで契約すること」をキャンペーンの条件にしています。

この場合、費用差とサービス内容の違いが大きいレンタルサーバーをベースにしてサービスを選んだ方が良いでしょう。

レンタルサーバー料金

レンタルサーバーの料金は、格安サーバーであれば月額500円。 ミドルスペックのプランであれば月額1,200円~1,500円が標準の価格帯になります。

法人向けプランは4,000円~5,000円になります。

独自ドメインとは違い「年間払い」ではありません。大体1ヶ月ごとの「月額払い」になります。 そのため、費用の差がドメインの料金より大きくでます。

どの会社でも6ヵ月や1年間など、長期間の一括払いをすることで、長期割引がつきます。

レンタルサーバーを検討したい場合は、人気レンタルサーバー15社を比較して項目別にまとめました (2021年5月)からご確認ください。

メール1アカウント当たりの「データ容量」に注意

レンタルサーバーを借りてメールを作る場合、「1メールアカウントごとのデータ容量」がどれくらいまで設定できるのかは 管理者にとって重要な要素になります。

営業などメールを多用する職種の場合、5年後ぐらいに「メールのデータ容量がいっぱいになって受信が出来ない」ということが起こりえます。 データ受信ができないという症状が出た場合は、可能性としてメール容量の問題を考えてください。

1年に1回ぐらいは管理画面でメール使用量をチェックする。 または定期的にバックアップをしたり、連絡をしないメール先のデータは削除するなど工夫をしましょう。

容量 1アカウントあたり容量
エックスサーバー 300GB~500GB 10GB
CPIレンタルサーバー 500GB(メール200GB) 無制限

「稼働率」が良く安定したサービスを選ぶこと

「独自ドメイン」と「レンタルサーバー」を契約する場合、大切になってくるのがレンタルサーバーの稼働率だと言えます。

もし、借りているレンタルサーバーのメールサーバーに問題が起こると、「10分~20分間メールの送受信が止まってしまう」こともありえます。

そのため、出来るだけ稼働率が良いサービスを選ぶことで、非稼働へのリスクを減らすことが出来ます。

稼働率を意識する際、基準にしたいのが「稼働率99.99%」だと言えます。

エックスサーバーなどの人気レンタルサーバーでは、稼働率が99.99%となっていますが、 これは、1日あたり約8秒。1ヶ月では4~5分ほどしか止まらない稼働率になります。

稼働率の説明については、「稼働率」の解説、各社サービスの稼働率を比較でも解説しています。

レンタルサーバー

Conoha Wing

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ConohaWingは初期費用が0円。「Wingパック」プランなら独自ドメインも0円。さらに、月額料金も長期割引適用で大幅に割引されることが多く、ミドルスペックのプランでもお得な料金体系になっています。それだけでなく、レンタルサーバーで「最もWeb表示が早い」会社になっています。初めての方でも問題がないよう、ワードプレスの「かんたんセットアップ」も本当に簡単。10分もあればワードプレスを作ることが出来ます。

Conoha Wingの詳細はこちら。

エックスサーバー

エックスサーバー

エックスサーバーはここ10年の間、クチコミで人気となり常に評判が良いレンタルサーバーになります。実際に業界内のシェアが10%ほどまでになっていて、人気No1のレンタルサーバーとなっています。独自ドメインが0円になるキャンペーンも多く開催。稼働率99.99%となっていて、稼働の安定を求める方に最適。さらに、ビジネスプランならメールアドレス作成や移転などの各種設定を無料で行ってくれます。

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